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1. El Reto ​

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El proceso de Alta de Máquina Lógica tenía como objetivo gestionar el aprovisionamiento de máquinas solicitadas mediante peticiones específicas de clientes, realizando el seguimiento de cada solicitud desde su inicio hasta la entrada en producción.

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Era un proceso complejo, con múltiples tareas, dependencias entre sistemas y diferentes departamentos implicados. Comprender cómo se relacionaban sus distintas etapas era fundamental para analizar su funcionamiento y detectar oportunidades de mejora.

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A esta complejidad se sumaba la gestión de las incidencias que surgían durante la operativa. Identificar su origen no siempre era sencillo: los problemas podían estar relacionados con diferentes sistemas o departamentos, lo que en ocasiones generaba derivaciones sucesivas entre equipos antes de llegar al responsable de resolverlos.

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El desafío estaba en abordar ambas dimensiones de forma paralela: comprender y documentar el proceso completo para identificar oportunidades de optimización y, al mismo tiempo, analizar las incidencias que surgían, localizar su posible origen y derivarlas correctamente a los equipos técnicos responsables.

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El objetivo era mejorar el conocimiento y la gestión del proceso, identificar sus puntos de fricción y definir oportunidades para simplificar su operativa y facilitar su automatización.

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2. Mi Rol ​

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Responsable del análisis funcional y la gestión de incidencias del proceso.

Como Analista Funcional – Usabilidad, era responsable del análisis funcional del proceso de Alta de Máquina Lógica, trabajando en paralelo en dos líneas de actuación complementarias.

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1. Análisis funcional y optimización del proceso

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Analizaba el funcionamiento global del proceso, estudiando sus etapas, tareas y dependencias. Documentaba los problemas identificados y elaboraba propuestas de mejora orientadas a simplificar los workflows, optimizar la operativa y facilitar su automatización.

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Las propuestas se presentaban a los responsables y coordinadores de los distintos procesos del departamento, así como a los responsables de las áreas implicadas, para evaluar conjuntamente sus implicaciones, dependencias e impacto sobre el resto de procesos antes de valorar su posible aplicación.

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2. Gestión de incidencias

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Me encargaba de analizar las incidencias que surgían durante la operativa, investigar su posible origen, identificar el departamento responsable y documentarlas para derivarlas al equipo técnico correspondiente.

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Para ello, mantenía contacto habitual con los usuarios internos y comunicación con los departamentos de backend implicados.

 

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3. Cómo abordé el proceso​​

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El trabajo se desarrollaba en paralelo en dos líneas que se complementaban: el análisis funcional y optimización del proceso, y la gestión de las incidencias surgidas durante su operativa.

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Línea 1. Análisis funcional y optimización del proceso​

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1. Comprensión del proceso end-to-end

Análisis de las etapas, tareas y dependencias para comprender el funcionamiento global del proceso.

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2. Análisis y recopilación de conocimiento

Revisión de documentación funcional y diagramas, complementada con las aportaciones de los equipos de backend sobre el funcionamiento de los sistemas y sus limitaciones.

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3. Identificación de problemas y oportunidades

Detección de ineficiencias, tareas redundantes y limitaciones, planteando propuestas de mejora a nivel funcional y de workflow.

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4. Documentación y evaluación transversal

Documentación y presentación de propuestas mediante reuniones y documentación compartida con responsables y coordinadores de procesos y áreas implicadas, evaluando sus dependencias, implicaciones e impacto sobre el conjunto de procesos.

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Competencias aplicadas:

Systems Thinking · Functional Analysis · Process Design · Workflow Optimization · Cross-functional Collaboration

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Línea 2. Análisis y gestión de incidencias​

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1. Recepción y análisis

Identificación de incidencias registradas en los sistemas de gestión de tickets.

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2. Diagnóstico funcional

Análisis del problema y de sus posibles causas, utilizando el conocimiento del proceso y las aportaciones de los equipos de backend.

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3. Identificación del departamento responsable

Comprensión de las dependencias entre sistemas y equipos para determinar qué departamento debía intervenir.

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4. Documentación y derivación

Registro de la incidencia y derivación al equipo técnico de backend correspondiente para su resolución.

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Competencias aplicadas:

Problem Solving · Functional Analysis · Systems Thinking · Technical Communication · Incident Management

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4. Resultados

De los problemas detectados a las oportunidades de mejora

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El análisis funcional del proceso permitió identificar diferentes puntos de fricción que afectaban tanto a la operativa de los usuarios como al funcionamiento global del workflow.

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A partir del estudio de las tareas, las dependencias entre sistemas y las incidencias detectadas, se definieron propuestas de mejora orientadas a simplificar la gestión de solicitudes, reducir intervenciones manuales, optimizar los flujos de trabajo y facilitar su automatización.

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Estas propuestas abordaban problemas desde distintas perspectivas: la interacción de los usuarios con el proceso, la gestión de errores y la eficiencia de las operaciones.

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Cuatro oportunidades de mejora identificadas

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Cada propuesta parte de una fricción detectada y de su análisis funcional, para definir una posible mejora y el valor que podía aportar.

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1 · Usabilidad y experiencia de usuario​

Flexibilizar la edición de solicitudes

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• Fricción detectada: el usuario no podía corregir determinados datos de una solicitud en borrador. Tenía que crear otra y volver a introducir la información.

• Análisis: identifiqué una limitación en la interacción que generaba trabajo duplicado y dificultaba completar una tarea.

• Propuesta funcional: permitir editar los campos necesarios mientras la solicitud estuviera en borrador.

• Valor esperado: una operativa más sencilla, flexible y eficiente para el usuario.

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Competencias: Usability Analysis · User Experience · Task Optimization

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2 · Diseño de servicios y gestión de errores

Mejorar la recuperación ante errores

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• Fricción detectada: cuando una solicitud fallaba, podían quedar recursos reservados y datos generados que requerían una limpieza manual.

• Análisis: identifiqué que el flujo no contemplaba adecuadamente la recuperación tras un fallo y trasladaba trabajo adicional a la operativa.

• Propuesta funcional: incorporar un mecanismo de rollback que liberase los recursos reservados y eliminase los datos asociados a la solicitud fallida.

• Valor esperado: una recuperación más controlada, menos intervenciones manuales y mayor consistencia del proceso.

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Competencias: Error Handling · Service Design · Problem Solving

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3 · Análisis de flujos y eficiencia

Optimizar las dependencias entre tareas

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• Fricción detectada: determinadas tareas del proceso estaban condicionadas por una ejecución secuencial.

• Análisis: identifiqué oportunidades para revisar las dependencias entre tareas y optimizar el avance del workflow.

• Propuesta funcional: permitir la ejecución en paralelo del aprovisionamiento manual PXE con la configuración de DNS y puertos.

• Valor esperado: reducir esperas y optimizar el recorrido de las solicitudes.

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Competencias: Workflow Analysis · Systems Thinking · Process Optimization

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4 · Simplificación de procesos

Eliminar tareas obsoletas o innecesarias

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• Fricción detectada: el proceso contenía tareas que habían quedado obsoletas o que ya no aportaban valor a la operativa.

• Análisis: revisé las distintas etapas para identificar acciones prescindibles y oportunidades de simplificación.

• Propuesta funcional: eliminar tareas que ya no se ejecutaban y revisar pasos innecesarios del flujo.

• Valor esperado: un proceso más sencillo de gestionar y mantener, y con mayor potencial de automatización.

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Competencias: Functional Analysis · Workflow Optimization · Process Design

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Mi aportación

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El valor de mi trabajo estuvo en conectar la experiencia de los usuarios con la complejidad funcional y técnica del proceso.

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A través del análisis end-to-end, la identificación de fricciones y el estudio de las dependencias entre sistemas y departamentos, transformé problemas operativos en propuestas concretas de mejora funcional.

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Una experiencia que reforzó mi capacidad para abordar problemas complejos desde una visión global, combinar las necesidades de los usuarios con las limitaciones del sistema y trabajar con diferentes perfiles para definir soluciones.

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Esta experiencia sentó una base importante en mi forma de abordar los problemas de diseño: comprender antes de proponer, analizar el contexto global y conectar las necesidades de las personas con el funcionamiento del sistema.

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Una perspectiva que he seguido desarrollando a lo largo de mi trayectoria en UX/UI y Product Design, evolucionando desde el análisis funcional de procesos complejos hacia el diseño de experiencias y productos digitales.​

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1. Mirar más allá de la tarea

Comprendí que para mejorar una experiencia no basta con analizar una pantalla o una acción aislada. Es necesario entender el proceso completo, las personas que intervienen y las dependencias que condicionan su funcionamiento.

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2. Entender la experiencia desde la complejidad del sistema

La experiencia de usuario también está condicionada por lo que sucede detrás de la interfaz: sistemas, procesos, reglas de negocio y equipos. Comprender estas relaciones permite identificar problemas que no siempre son visibles para el usuario.

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3. Transformar problemas en oportunidades de mejora

Aprendí a estructurar problemas, identificar sus posibles causas y convertirlos en propuestas funcionales concretas. No se trataba únicamente de detectar qué no funcionaba, sino de entender por qué sucedía y qué podía cambiarse para mejorar la operativa.

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4. Diseñar soluciones desde una visión transversal

Trabajar con usuarios internos, responsables de procesos y equipos técnicos me permitió entender la importancia de incorporar diferentes perspectivas antes de definir una solución. Las mejoras debían responder a las necesidades de los usuarios, pero también considerar las dependencias y limitaciones del sistema.

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